Comissão Permanente de Avaliação de Documentos propõe soluções para preservar a memória do Judiciário

Nos dias 10, 11 e 12 de janeiro de 2017, por exemplo, a CPAD visitou os cartórios criminais para realizar um levantamento sobre as condições dos documentos gerados pelas unidades

A Missão da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) é “promover a gestão e proteção dos documentos produzidos e recebidos pelo Tribunal de Justiça, constituindo-se apoio à administração”, bem como prestar assessoramento direto e imediato, tarefa que vem sendo cumprida desde que foi instalada, em 25 de abril de 2016, por meio da Portaria n. 0751/2016-PR.

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A Comissão, que é subordinada hierarquicamente à presidência do Poder Judiciário, reúne-se semanalmente para tratar de assuntos inerentes às suas atribuições, bem como realiza visitas aos cartórios e a outras instituições, buscando soluções inovadoras para a Gestão Documental deste Poder Judiciário.

Nos dias 10, 11 e 12 de janeiro de 2017, por exemplo, a CPAD visitou os cartórios criminais para realizar um levantamento sobre as condições dos documentos gerados pelas unidades, para, assim, propor alterações pertinentes na legislação atual e, efetivamente, atender a realidade dos cartórios. Durante este primeiro semestre, a comissão fará várias visitas, bem como propor melhorias na legislação atual, por meio de oficinas e treinamentos voltados para a melhoria da gestão documental.

Composição
A CPAD é composta por 6 (seis) membros: Cássia Liliane de Oliveira Barbosa, presidente, Miguel Inácio de Souza, secretário, Celson Iris da Silva, biblioteconomista, Marcos Magno Ferreira Magalhães, historiador, Luiz Batista Pereira Filho, técnico judiciário com prática na área Administrativa, Wagner dos Santos Silva, técnico judiciário com prática na área Judicial.

No Ano de 2016, a CPAD realizou 3 (três) viagens institucionais; ao departamento de gestão documental e informações do Tribunal de Justiça do Estado do Pará, ao departamento de gestão documental e arquivo judiciário do Tribunal de Justiça do Estado do Amazonas, à secretaria de gestão documental do Superior Tribunal de Justiça e coordenação de gestão documental e arquivos do Senado Federal, visando o aprimoramento da Gestão Documental do TJRO.

Destruição
Outro aspecto interessante do trabalho é o descarte. Documentos que pelas regras da tabela de temporalidade estão aptos a eliminação, passarão por destruição mecânica, sendo que os resíduos serão doados à Asprovel (Associação dos Catadores de Materiais Recicláveis de Rua de Porto Velho).

EM 2016, foi realizada a doação de mais de 300 toneladas de resíduos de papel para a associação, e a previsão que em 2017 este número será superado, devido a aquisição de uma nova máquina fragmentadora industrial, com capacidade de fragmentar 4 toneladas/dia.
Fonte:TJ/RO